Nieuwjaarsborrel organiseren in 7 stappen

De nieuwjaarsborrel is hét moment om successen te vieren en alle spreekwoordelijke neuzen weer dezelfde kant op te krijgen. Het zorgt meteen voor een goede sfeer op de werkvloer of in je organisatie. Maar eerlijk: een goede nieuwjaarsborrel organiseren is soms niet zo makkelijk als het op papier klinkt. Je hebt te maken met agenda’s, budgetten, verwachten en praktische details waar niemand aan denkt…

Behalve jij dan. Want in deze 7 stappen zorg je altijd voor een relaxte borrel. Zónder stressvolle voorbereiding!

7 tips voor het organiseren van een nieuwjaarsborrel

Zo begin je het nieuwe jaar goed:

1. Kies een datum en tijd

First things first. Denk na over de meest geschikte datum en tijd voor je nieuwjaarsborrel. Die bepalen namelijk voor een groot deel de opkomst en de sfeer. Kies bij voorkeur een datum in de eerste of tweede week van januari en organiseer je nieuwjaarsborrel aan het eind van de middag. De decemberdrukte is bij de meeste mensen dan weer weggezakt, iedereen is weer fris en mensen kunnen direct vanuit het werk aansluiten. Zo houd je het laagdrempelig.

2. Bepaal de feestlocatie

Dan de locatie. Je kunt je nieuwjaarsborrel organiseren op kantoor of in de kantine (praktisch en goedkoop!) of je huurt een grotere feestzaal af als je wat meer budget hebt. Voor grotere groepen is een externe feestlocatie vaak handiger vanwege de parkeergelegenheid en bereikbaarheid vanuit alle windstreken.

Een locatie op het oog? Check dan of het beschikt over een geluidsinstallatie voor de muziek, een aparte garderobe voor al die dikke winterjassen en genoeg zit- en staanplaatsen voor alle gasten (je kunt bij ons eventueel tafels en stoelen huren).

3. Kleed de nieuwjaarsborrel aan
   

   De nieuwjaarsborrel mag best een beetje feestelijk zijn. Een beetje luxe. Kleed je feestlocatie daarom aan met versiering in metallic tinten als goud en zilver. Of ga voor blauw en wit voor een winterse look. Leuk met hier en daar wat dennentakken, sneeuwvlokken of glinsterende confetti. En je kan natuurlijk ook een nieuwjaarsborrel organiseren met thema. Check dan deze 3 nieuwjaarsborrel ideeën voor meer inspiratie!

4. Regel hapjes en drankjes

Bij het organiseren van de nieuwjaarsborrel kunnen de hapjes en drankjes natuurlijk niet ontbreken. Goede catering verhoogt namelijk de sfeer en de beleving op je borrel. Laat schalen met warme en koude hapjes rondgaan of huur een toffe snackmuur. Houd daarbij  rekening met dieetwensen als vega, halal of glutenvrij. Zo is er voor iedereen wat wils.

En qua drankjes? Een glaasje champagne bij binnenkomst natuurlijk. Daarmee zit de sfeer er meteen in. Besteedt verdere catering uit, maak ook een echte proseccobar of ga gewoon zelf achter één van onze biertaps staan. Alleen nog even een koelkast huren en je bent klaar om iedereen te voorzien van een drankje.

5. Bedenk leuke activiteiten

Een nieuwjaarsborrel is een informeel evenement, maar vaak ook wel met een paar inhoudelijke momenten. Begin bijvoorbeeld met een speech van de directie met terugblik op het afgelopen jaar waarin er ook vooruit wordt gekeken naar het nieuwe jaar. Hoort er eigenlijk wel bij. Zorg er wel voor dat-ie niet te lang duurt: 5 à 10 minuutjes. Maximaal. Dat houdt je borrel luchtig.

Maar ook andere activiteiten zorgen ervoor dat bezoekers zich meer onderdeel voelen van het geheel. Een korte quiz doorbreekt bijvoorbeeld de ‘eilandjes’ van vriendengroepen of teams en stimuleert wat meer contact. Een awardmomentje versterkt de bedrijfscultuur. Een fotobooth maakt je borrel pas écht memorabel. Check ook deze tips voor een gave fotobooth.

6. Verstuur de uitnodiging

Alles geregeld? Verstuur dan de uitnodigingen. Een kleine ‘save the date’ in de mailbox zorgt ervoor dat mensen op tijd op de hoogte zijn van je nieuwjaarsborrel en dat er op dat moment niks anders in de agenda gezet wordt. Vermeld naast de datum, tijdstip en locatie eventueel ook een dresscode voor je thema. Zorg er hierbij voor dat de stijl aansluit bij de huisstijl of bij het gekozen thema, zodat de sfeer meteen voelbaar is.

Tip:  Herinner je gasten een week van tevoren nog eens met een korte update of teaser. Zo vergroot je de betrokkenheid en de feestvreugde alvast een beetje!

7. Zorg voor goede aftercare

Een goede nieuwjaarsborrel stopt niet als de laatste gasten naar huis zijn. Een goede aftercare versterkt namelijk de impact van je evenement. Stuur nog even een bedankmailtje naar iedereen die aanwezig was en deel de foto’s op het intranet of in een interne nieuwsbrief. Vraag gasten ook om feedback via een korte enquête. Zo krijg je inzicht in wat goed werkt en wat volgend jaar iets beter kan!

Ook een nieuwjaarsborrel organiseren?

Wij helpen je graag. Met breed assortiment aan decoratie én een ruime ervaring in het aankleden van allerlei evenementen weten we precies hoe jij een gezellige nieuwjaarsborrel organiseert. Neem gerust even contact op laat je inspireren door deze 3 nieuwjaarsborrel ideeën!